Zusammenspiel OneNote mit DMS

Bisher (ohne OneNote)

Zu bearbeitende Dokumente werden bisher erst auf Papier ausgedruckt, um Notizen oder Markierungen zu machen. Ist man damit fertig werden die Blätter wieder eingescannt und im DATEV DMS abgespeichert. Folgen sind hohe Druckkosten und eine Menge von Mandantenordnern.

Digital (mit OneNote)

OneNote ersetzt im Prinzip das Papier und den Ordner in der Kanzlei, d.h. die Arbeiten, die in den Mandantenordnern mit Stift und Papier stattgefunden haben, finden jetzt in OneNote statt. Man erspart sich somit das Ausdrucken und Einscannen der Papierausdrücke.

Nach Fertigstellung des Jahresabschlusses wird das gesamte OneNote-Notizbuch als OneNote-Datei exportiert. Die OneNote-Datei wird dann im DATEV DMS beim jeweiligen Mandaten archiviert. Als nächstes werden die einzelnen Abschnitte des Mandanten-Notizbuches (Finanzbuchführung 20xx, Jahresabschluss 20xx, Lohnbuchführung 20xx, …) jeweils als seperate PDF-Datei exportiert und im DATEV DMS gespeichert. Zuletzt werden die exportierten Abschnitte zu einer neuen Abschnittsgruppe im OneNote-Notizbuch zusammengefasst und mit dem entsprechenden Veranlagungszeitraum benannt.

Hier sehen sie ein Beispiel aus unserem Muster-Notizbuch:

Die exportierten Abschnitte werden in OneNote jedoch nicht sofort gelöscht, sondern es verbleiben die Abschnitte von den letzten zwei Veranlagungszeiträumen im OneNote-Notizbuch des Mandanten. Sobald der Jahresabschluss des aktuellen Veranlagungszeitraums fertiggestellt ist wird im Rahmen des Exports auch die Abschnittsgruppe des vorletzten Veranlagungszeitraums (Hier „VAZ 2016“ bereits entfernt) aus OneNote herausgelöscht.